- Vorbereitung: Zunächst einmal gilt, dass wir zunächst extrem viel Zeit in eine gute Vorbereitung investieren. Dies minimiert den Bedarf auf “Last Minute” Absprachen am Eventtag. Idealerweise beabsichtigen wir, dass alle relevanten Informationen bereits vor dem Eventtag übermittelt wurden.
- Logistik: Wir planen vorab exakt, wie die Logistik abläuft. Sprich: Ab wann können wir die Location betreten, wo können wir parken, wie können wir die Location erreichen. Die nötige Technik wird stets bereits am Tag verladen. Dazu nutzen wir eine automatisch aus dem Auftrag generierte “Packliste”. Für den Transport stehen uns zwei Fahrzeuge zur Verfügung, sollte eines einmal ausfallen.
- Stand-by Zeit vor dem Start: Die letzte Stunde vor dem Event ist für uns stets als “Stand by-” bzw. “Ready-” Zeit definiert. Bedeutet: Der Abbau ist abgeschlossen. In dieser Zeit können letzte Absprachen mit Moderation und Speaker erfolgen.
- Call-Sheet: Alle Projekt-Beteiligten erhalten zwei Tage vor dem Event ein Callsheet mit der Ablaufplanung und den Telefonnummern aller Beteiligten. Dies gilt sowohl für unsere Techniker:innen als auch für den Kunden.
Regie- und Schnittplanung:
Wie bereits hier erläutert, wurde idealerweise bereits vor dem Event eine Ablauf-Besprechung durchgeführt. Wir stellen allen Kunden einen Muster-Ablaufplan zum Ausfüllen zur Verfügung. Alternativ arbeiten wir aber auch mit dem Material des Kunden. Auf Basis dieses Wissens nach der Livestream-Operator bereits stets 3-5 Minuten im Voraus die nächsten Schnitte, Grafiken und Einspieler planen.
Darüber hinaus stellen wir die sog. “Bild- und Namenszuordnung” Vorlage. In dieser Vorlage können unsere Kunden Fotos der Speaker hochladen. So hat der Livestream-Operator eine zweite Möglichkeit zu überprüfen, ob er die richtige Namenseinblendung ausgewählt hat.
Wir drucken vor dem Event alle relevanten Dokumente aus: Angebot, Packliste, Call-Sheet, Regieplan und Name-Bild-Zuordnung. Die Livestream-Operator erhalten für jedes Event eine Mappe mit allen relevanten Unterlagen.
Grundsätzlich können spezielle Anweisungen zu Kamerafahrten, Einspielern entweder im Rahmen des Ablaufplans, der voher stattfindenden Ablaufbesprechung oder auch vor Ort mitgeteilt werden. Es ist auch möglich, dass der Kunde eine/n Regisseur/in neben den/die Livestrem-Operator setzt, der/die direkte Anweisungen gibt.
Intercom-System: Die Kommunikation im Team (Livestream-Operator + Kameraleute) findet über ein Intercom-System statt, dass wir mitbringen. Der / die Regisseur/in kann ebenfalls ein Headset zur Verfügung gestellt werden.
Kurzfristige Problemlösung:
- Ansprechbarkeit: Während des Events sind alle Mitarbeiter:innen, insbesondere aber der/die Livestream-Operator auch ohne Interkom selbstverständlich jederzeit ansprechbar. Unsere Mitarbeiter sind dabei ruhig und zugewandt.
- Erfahrung: Durch unsere über 1000 Livestreams in den letzten vier Jahren gibt es kaum eine Herausforderung, die wir nicht schon einmal spontan lösen mussten.
- Absicherung durch Live-Regie in der Cloud: Unseren Livestream steuern wir über eine Cloud-Software. Dieser zusätzliche Zwischenschritt ermöglicht uns selbst bei einem Totalausfall (z.B. Stromausfall im Gebäude) den Livestream fortzuführen. Jederzeit kann z.B. die Geschäftsführung sich aus der Ferne in Cloud-Livestream einschalten und z.B. eine Pausentafeln einblenden, bis z.B. der Strom im Gebäude wieder hergestellt wurde. Dies hatten wir auch bereits genau so bereits in der Praxis bei einem Musik-Festival so umgesetzt. Ein anderer Einsatzfall der Cloud-Regie war bei einem Feueralarm.
- Direktverbindung der Cloud-Regie zu YouTube: YouTube Livestreams planen und starten wir über einen sog. “autorisierten Zugang” direkt auf dem YouTube Kanal des Kunden. Die sog. “RTMP-Daten”, die nicht sehr zuverlässig sind, sind damit nicht nötig. Und die Kommentare der Zuschauer laufen direkt in unsere Regie ein. Dort sehen wir jederzeit den Live-Status des Streams und können – sollte es einmal zu einem Abbruch kommen – den Livestream durch einen Klick innerhalb weniger Sekunden neu starten, ohne uns erst aufwändig bei YouTube einwählen zu müssen.