Veranstaltungsplanung
Zunächst die Selbstverständlichkeiten:
- Hotline: Unter 030 166 371 88 steht allen Kunden zu den werktäglichen Geschäftszeiten unsere Support-Hotline zur Verfügung. Dies ist ständig besetzt und wird auch über die Cloud aufs Handy des Geschäftsführers weitergeleitet, falls einmal niemand im Büro ist.
- E-Mail Ticket-System: Über support@easylivestream.de gehen alle Anfrage von Kunden in ein gemeinsam verwaltetes Ticket-System. Keine E-Mail bleibt unbeantwortet oder wird vergessen. Erst wenn der Bedarf des Kunden erledigt ist, wird “das Ticket wieder geschlossen”. So geht nichts verloren.
Zur Detailplanung:
- Zwei bis drei persönliche Vorbereitungs-Termine:
a) In einem “Kickoff-Termin” starten wir zusammen mit dem Kunden und allen Projektbeteiligten die Vorbereitung. Wir klären mit dem Kunden dabei genau, was die Bedürfnisse sind und welche Aufgaben zu erledigen sind (Grafikerstellung, Regieplan, Bereitstellung von Medieneinspielern etc.). Dieser Kickoff-Termin kann bis zu drei Monate vor dem Event liegen.
b) Bei neuen Locations und sehr komplexen Events führen wir zudem ein Location-Check bzw. eine Vor-Ort-Begehung gemeinsam mit dem Kunden durch. Wir gehen hier eine umfangreiche, sechsseitige Checkliste durch, um alle Aspekte des geplanten Events zu berücksichtigen.
b) Ca 5-7 Werktage vor dem Event empfehlen wir zudem noch einmal eine “Ablaufbesprechung”. Dabei gehen wir mit dem Kunden Schritt für Schritt den Regieplan durch und prüfen, ob alles vorliegt und an alles gedacht wurde.
Bei erfahrenen Kunden, einfachen Events oder Stammkunden kann auf einzelne oder alle Termine verzichtet werden. Insbesondere der Location-Checkup ist nur einmalig nötig. Die anderen Termine finden i.d.R. als Videocall statt.
- Gemeinsamer Cloudspeicher für Daten im Rahmen der Projektvorbereitung:
Alle Dateien (YouTube-Vorschabilder, Livestream-Grafiken, Ablaufpläne, Powerpoints etc.) sammeln wir zentral in einem Cloud-basierten Kundenordner, zu dem sowohl wir als auch unsere jeweiligen Kunden Zugriff haben. Sie erhalten dazu eine eigene, leicht zu merkende URL. Die URL können Sie auch weitergeben, so dass Sie mit Ihren Kollegen oder ggf. weiteren Projektpartnern gemeinsam am Event arbeiten können. Für jedes Event gibt es einen eigenen Unterordner. Alle Dateien zum Event werden dort zentral verwaltet. Sie können dort Dateien selbstständig hochladen und austauschen, z.B. falls sich etwas im Ablaufplan ändert. Ein “wildes Suchen” von Dateien, die “letzte Woche per Mail geschickt wurden”, oder die Frage “welche der 5 Ablaufpläne” der aktuellste ist, vermeiden wir so.
- Gemeinsameses Projekt-Mangement in der Cloud
Im gerade genannten Projektordner befindet sich für jedes Event eine gemeinsame digitale Vorbereitungsmappe. Sowohl Sie, ggf. Ihre Partner und auch wir haben jederzeit darauf Zugriff und alle Parteien können Änderungen erkennen und vornehmen.
Dabei starten wir nicht bei null, sondern haben eine umfangreiche Liste an Aufgaben, Hinweisen und Hilfsdokumenten vorbereitet, die Sie durch den Prozess begleiten. Alle Abteilungen / Projektpartner können gemeinsam damit arbeiten.
Auch unsere Termine strukturieren wir auf Basis dieser To-Do-Liste. Kunden können hier auch uns Aufgaben zuweisen, wie z.B. Grafiken zu erstellen oder Livestreams anzulegen und müssen nur vorgefertigte Felder ausfüllen.
Interne Projektmanagement-Software
Zusätzlich haben wir noch eine eigene Projektmanagement-Software. In dieser planen wir das notwendige Material, hinterlegen Eventzeiten, planen unser Personal, Aufbau- und Logistik-Zeiten. Automatisch werden auf Basis dieser Software Packlisten und Call-Sheets erstellt. Jeder Kundenwunsch wird sofort hier in der Software hinterlegt. Wünscht sich ein Kunde einen zusätzlichen Monitor, landet dies hier – und damit automatisch auf der Packliste als auch auf der Rechnung.
So vermeiden wir unnötige Fehler bei der Umsetzung. Dieses System benutzen wir bereits seit vielen Jahren und ermöglicht uns selbst in Spitzenzeiten noch die Übersicht zu behalten.