Jeder Verein muss mindestens einmal im Jahr alle Mitglieder einladen und eine Hauptversammlung durchführen. Eine Locationmiete für hunderte Mitglieder ist teuer. Was also tun?
Das Bündnis für Bildung entschied sich für eine hybride Mitgliederversammlung, bei der die Mitglieder einige Mitglieder vor Ort und viele andere online dabei waren.
Wir übernahmen dabei die Kamera- und Videocallsteuerung sowie die Ton- und Medientechnik vor Ort.
Videocall und Medientechnik für echte Interaktion
Um allen Beteiligten eine aktive Teilnahme an den Beratungen zu ermöglichen, stellten wir die veranstaltungstechnische Brücke zwischen Präsenz und Online-Welt bereit.
- Hybride Einbindung per Call: Die online zugeschalteten Mitglieder waren über eine stabile Videocall-Anbindung im Saal zu hören und zu sehen. Sie konnten den inhaltlichen Abstimmungen zur Satzung problemlos folgen und sich direkt einbringen. Auch eine Teilnahme per Video und Ton war möglich.
- Beamer & Audiensteuerung vor Ort: Wir bedienten vor Ort die Tontechnik im Raum und online. Dabei kam eine N-1 Schaltung zum Einsatz, so dass Rückkopplungen ausgeschlossen waren. Auf dem Beamer war neben der Darstellung der Folien auch die Onlineteilnehmer sichtbar.
- Darstellung der Remote-Speaker im Saal: Für das Publikum und den Vorstand im Saal sorgten wir mit unserer Beamer-Regie, dass auf den Vorschau-Monitoren und den Beamer im Saal dafür, dass Wortmeldungen und Präsentationen jederzeit zu sehen waren.
- Reibungsloser Ablauf: Spontan und flexibel unterstützen wir vor Ort die Signalsteuerung, sodass die Tagesordnung zügig und ohne technische Unterbrechungen abgearbeitet werden konnte. Auch der technische Ausfall eines Rechners hat das Team umgehend behoben.
Fazit
Hybride Mitgliederversammlung sind ein wichtiges Werkzeug für Vereine aller Größe. Auch kleine Vereine, wie das Bündnis für Bildung e.V. können mit easylivestream.de kostengünstige Hybride Veranstaltung umsetzen. Erst Recht mit Blick auf die Mietkosten für große Locations wird die Ersparnis deutlich.
