Schicken Sie bitte den folgenden Text an alle Ihre virtuellen Speaker um diese vorzubereiten. Passen Sie die E-Mail gerne an Ihre Situation an. Danke!
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir freuen uns über Ihre Teilnahme an unserem Event. Damit Ihr Auftritt vor unseren zahlreichen Zuschauer:innen möglichst reibungslos abläuft, möchten wir Sie um folgende Dinge bitten:
Vorbereitung:
a) Hardware: Bitte nutzen Sie unbedingt eine „Full-HD“ Webcam und ein Headset. Bitte testen Sie beide vor dem Auftritt einmal für sich selbst.
b) Ihr Licht & Raum Setup: Bitte nehmen Sie sich in den Tagen vor dem Event 15 Minuten Zeit, um diese Tipps für Ihr Setup umzusetzen.
c) Software testen: Bitte nehmen Sie ebenfalls Zeit um die Funktionen der Software, die bei dieser Produktion kommt, vorab auszuprobieren. Die Software kann anders funktionieren, als die, die sie vlt. gewohnt sind. Wir nutzen als Software für die Zuschaltung (Hier eintragen: Streamyard, ZOOM, Google Meet etc.) . Die jeweils passende Anleitung finden Sie hier.
d) Vorab-Test: Damit Ihr Auftritt möglichst reibungslos abläuft, möchten wir Sie auch zu einem kurzen Test einladen.
Variante A) Individuelle Termine:
Bitte buchen Sie sich bei unserem Dienstleister „easylivestream“ einen individuellen Testtermin. Easylivestream zeigt Ihnen die Software, die wir für Ihren Auftritt nutzen, wie Sie ggf. Präsentation teilen können und prüft mit Ihnen noch einmal die Einrichtung Ihres Setups.
Sie können sich hier einen Termin wählen: https://easylivestream.de/services/speaker-checkup-call/. Bitte geben Sie uns für unsere Planung kurz Bescheid, sobald Sie einen Termin gewählt haben.
Bitte geben Sie gegenüber easylivstream unsere Projektnummer ($NUMMER) an, damit der Dienstleister die Abrechnung mit uns verbinden kann. Die Kosten für diesen Termin übernehmen wir für Sie.
Variante B) Gruppentermin
Wir haben bei unserem Dienstleister „easylivestream“ einen „Gruppen-Speaker-Checkup-Call“ vereinbart, also einen Testtermin für alle unsere virtuellen Speaker:innen gemeinsam.
Wählen Sie sich einfach am $DATUM in der Zeit von $ZEIT Uhr bis $ZEIT Uhr ein (ggf. können Sie auch mehrere Termine anbieten). Das Team von easylivestream zeigt Ihnen die Software, die wir für Ihren Auftritt nutzen. Sie zeigen Ihnen ggf. wie Sie Ihre Präsentation teilen können und gibt Ihnen persönliche Tipps für die optimale Einrichtung Ihres Setups, damit Sie sich für die Zuschauer:innen von Ihrer besten Seite zeigen können. Die Kosten dafür übernehmen wir.
Hier finden Sie den Link: _________ (Den Link erhalten von uns: easylivestream).
Dieser Test muss an dem Ort stattfinden, an dem Sie während des Events sitzen wollen. Und unbedingt auch mit dem Computer, der Webcam und dem Netzwerk, welches sie während des Events zum Einsatz bringen möchten. Ein Test an einem anderen Ort und / oder mit einem anderen Computer hilft leider nicht. Bitte führen Sie den Test 2-3 Wochen vor dem Event durch.
Während der Produktion:
e) Bitte wählen Sie sich möglichst 30 Minuten, spätestens aber 15 Minuten vor dem Event ein. Wenn die Live-Show schon läuft, haben Sie Verständnis, dass Sie nicht sofort durch die Moderation begrüßt werden können. Bitte beachten Sie den Chat (!), um wichtige Nachrichten an Sie wahrnehmen zu können.
f) Schalten Sie während des Livestreams alle anderen Audioquellen am Computer aus (Outlook, Slack etc.). Folgen Sie insbesondere nicht parallel dem Livestream, dann würden Sie eine Audio-Loop (Feedback). Wir empfehlen alle anderen Programme und Browser-Fenster während der Show zu schließen. Schalten Sie auch Ihr Handy und – wenn möglich – die Türklingel auf „stumm“.
g) Wenn Sie technische Probleme haben, erreichen Sie notfalls uns per Handy unter 017…….(Hier eine Rufnummer eintragen) Bitte sagen Sie dort auch ab, falls Sie kurzfristig nicht kommen können.
Vielen Dank, wir freuen uns auf das Event mit Ihnen.
Ihr Event-Team